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浅谈职场新人如何提高工作效率

浏览次数: 日期:2012-01-12

  作为一名职场新人,你是不是从感觉自己一直被工作追着跑——工作内容和头绪越来越多,事情越干越复杂,常常累得骨头散架,却看不到令人满意的工作成效。一天只有1440分钟,在信息庞杂、速度加快的职场环境里,我们必须在越来越少的时间内,完成越来越多的事情,即提高工作效率。下面,请允许我就此介绍一些个人心得。

  1.明确目标和方向

  刚到单位上班的新人,由于对新工作的陌生,即使在一段时间后完全掌握了本岗位的工作技能,可能由于岗位的需要,而又不得不另外重新学习其他的工作技能。这直接导致了新职员在职场上的各种技能的不熟练,自然导致工作速度不快,工作成绩不大。因此,应及早确立自己的职业目标和方向,将自己在某几个方面的能力在短时间内迅速提高,使得自己面对新工作更加得心应手,以达到缩短工作适应期的目的。

  2.制定工作计划

  事先做好计划表可以理清工作思路,合理安排工作时间,你可以利用以下的工具:

  ●计算机软件,例如outlook内有计划表、行程表和日历。

  ●日历或商务日志。

  ●自行设计的简单表格。

  以一天为例,首先列出你必须做的事,也就是今天的首要工作;然后再列出应该做的事,以及可以做但并不急于一时的事。然后评估各项工作所需的时间再决定如何把时间分配到这些工作上。一天的时间规划完成后,可以延伸成一周的计划,一个月的计划,决定一周内和一个月内最重要及必须做的事。制定计划时需要注意以下几点:

  ●每天要及时总结计划的完成情况。

  ●应该把最重要或最有难度的事情放在一天中状况最好的时间内去做。

  ●要知道计划何时开始,要有进度表和完成的时间节点,以此来监督计划的执行情况。

  ●工作不要排的太满,始终给自己保留一定的弹性时间。

  3.工作分门别类进行

  有些复杂的工作,工作多年的好手,会仔细的把这个复杂的工作进行拆解,并逐步分类,以各个完成。养成把握重点,循序渐进,集中力量的习惯,决定次序,从最重要的事情着手。我们必须先决定哪一个工作比较重要,必须优先去做;哪些比较不重要,可以缓办。不考虑优先次序所产生的另一结果,常是一事无成,而且被拖延或耽搁的事情,等之后再提出时,往往已经失去了时效性。

  ●依据工作的重要性决定完成工作的优先级。

  ●依据工作的重要性决定投入工作的时间。

  ●同性质、同种类、类似性高的工作一次解决。

  ●不断地思考是否有提高工作效率的方法。

  ●避免用过大的手段达成较小的目的以造成浪费。

  4.事前准备需周到

  在工作过程中再花时间去寻找所需的资料或工具,只会事倍功半,徒增出错的机会。事前即将一切所需都准备好,即到即用。

  ●随时准备好“最新”的信息:“资料”的随时更新与增删,可以让我们永远掌握到最新信息,并随时将它做好整编、归类等的工作,以供我们随时掌握最新的状况,并可迅速做出正确的思考判断。

  ●要有“工具库”的观念:随时将自己的知识、经验、技能等,做好转换成工具的观念,以便随时可以拿出来运用,或重新组合,以便缩短时间、提高效率,增加更多的成功几率。

  ●寻找自己的“良师”:在公司内外寻求一群具备不同专业技能与职位的良师,藉由良师的经验、智能与人脉关系,可以提供各类的协助。

  5.不断学习新的知识和技能

  不断学习对提高工作能力很重要,主动发问、参加课程,甚至只是默默观察别人是怎么做的,都能从中学习到新知与技术,再消化出更有效的做事方法与解决问题之道。

  6.休息好才能效率高

  很多人都有一种错误的观念,以为多做一点事情,多花一点时间,就会有多一点代价。可是,人在筋疲力尽的状态下工作更容易犯错,也许隔天醒来,又要重新来过;这个时候,选择做一些有氧运动,放松一下,或许工作效率会更高。

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